Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.
Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :
a) Sebagai alat komunikasi
b) Sebagai wakil atau duta
c) Sebagai bahan bukti
d) Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
e) bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
f) Sebagai alat ingat (pengingat)
g) Sebagai bukti sejarah dan kegiatan
Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya:
a) Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
b) Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
c) Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.
d) Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
e) Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
f) Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.
Sebuah surat terdiri dari bagian-bagian surat yang disusun menurut bentuk atau format tertentu yang telah disepakati. Apabila disebut secara utuh atau menyeluruh, bagian-bagian surat itu terdiri dari:
a) Kepala surat
b) Tanggal surat
c) Nomor surat
d) Lampiran surat
e) Hal atau perihal surat
f) Alamat dalam
g) Salam pembuka
h) Isi surat
i) Salam penutup
j) Nama jabatan
k) Nama terang dan NIP
l) Tembusan
m) Inisial
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
a) Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
b) Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
c) Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
d) Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
e) Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
f) Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Macam Macam Surat - Terbagi atas Surat resmi, Surat Dinas, Surat Pribadi, Surat Dagang/Niaga untuk lebih lanjut mari kita lihat contohnya sebagai berikut :
a) Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada organisasi/lembaga.
b) Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.
c) Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang.
Contoh Surat Lamaran Pekerjaan :
Jakarta, 6 November 2013
Hal : Lamaran Pekerjaan
Kepada Yth.,
Manajer Sumber Daya Manusia
PT. Maju Terus
Jl. Merpati Kembar No. 3
Jakarta Timur
Dengan hormat,
Sesuai dengan informasi lowongan pekerjaan dari PT. Maju Terus yang termuat di harian Kompas tanggal 6 Agustus 2012. Saya mengajukan diri untuk bergabung ke dalam Tim Marketing di PT. Maju Terus. Data singkat saya, seperti berikut ini.
Nama
:
Bambang Hermanto
Alamat
:
Jalan MT. Haryono VII / 39, Malang 65100
Telpon, Hp, e-mail
:
(021) xxx, HP:xxx, e-mail: xxx@gmail.com
Tempat dan Tgl. Lahir
:
Bogor, 27 Nopember 1979
Satatus Perkawinan
:
Lajang
Pendidikan Terakhir
:
Sarjana Manajemen Unikom Yogyakarta
Saya memiliki kondisi kesehatan yang sangat baik, dan dapat berbahasa Inggris dengan baik aktif maupun pasif. Latar belakang pendidikan saya sangat memuaskan serta memiliki kemampuan manajemen dan marketing yang baik. Saya telah terbiasa bekerja dengan menggunakan komputer. Terutama mengoperasikan aplikasi paket MS Office, seperti Word, Excel, Acces, PowerPoint, OutLook dan beberapa software kantor lainnya. Saya juga mempunyai sertifikat internet dari Google inc.
Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan:
1. Daftar Riwayat Hidup.
2. Foto copy ijazah S-1.
3. Foto Copy sertifikat kursus/pelatihan.
4. Pas foto terbaru.
Besar harapan saya untuk diberi kesempatan wawancara dan dapat menjelaskan lebih mendalam mengenaidiri saya. Seperti yang tersirat di resume, saya mempunyai latar belakang pendidikan, pengalaman potensi dan seorang pekerja keras.
Demikian surat lamaran ini, dan terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
Bambang Hermanto
Sumber :
http://tipsseputarkeluarga.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/
http://distiii.blogspot.com/2014/04/bagian-bagian-surat.html
http://tata-usaha.blogspot.com/2011/06/syarat-syarat-surat-yang-baik.html
http://mastugino.blogspot.com/2014/01/macam-surat.html
http://adityaputra1629.blogspot.com/2012/09/macam-macam-surat.html
